¿Para qué sirve la importación masiva?

Cuando empiezas a usar EdFactura o necesitas cargar grandes volúmenes de datos en poco tiempo, capturar uno por uno desde el formulario es ineficiente. EdFactura te permite importar listados completos desde archivos Excel o CSV en cuatro entidades clave:

  • Productos
  • Clientes
  • Gastos
  • Registros de pagos

El proceso es el mismo en los cuatro casos: descargar plantilla, llenarla, subir el archivo, revisar y confirmar.

Flujo general de importación

  1. Abre el módulo correspondiente (Productos, Clientes, Gastos o Pagos).
  2. Click en el botón Importar.
  3. Descarga la plantilla Excel/CSV pre-formateada con las columnas correctas.
  4. Llena la plantilla con tus datos, respetando el formato de cada columna.
  5. Sube el archivo a EdFactura.
  6. El sistema valida los datos línea por línea y muestra un reporte previo de éxitos y errores.
  7. Corrige los errores reportados en el archivo y vuelve a subir.
  8. Confirma la importación. Los datos válidos se cargan en el sistema.

Importar productos

Navega a Productos → Importar. La plantilla incluye columnas para nombre, SKU, código de barras, categoría, precio de venta, costo, stock inicial, alerta de stock, impuestos aplicables.

Recomendaciones

  • Define las categorías en el sistema antes de importar; en la plantilla referénciate por nombre exacto.
  • Si tu negocio usa código de barras, captúralo en la plantilla — el scanner del POS lo buscará.
  • Para productos con variaciones, importa primero los productos base y luego crea las variaciones (la importación masiva no maneja variaciones anidadas).
  • Verifica costo y precio: si dejas costo en cero, los reportes de utilidad mostrarán margen del 100%.

Importar clientes

Navega a Clientes → Importar. La plantilla incluye columnas para nombre/razón social, tipo de identificación (RNC/cédula/pasaporte/sin documento), número de identificación, dirección, teléfono, email, moneda preferente y código de cliente.

El código de cliente

Importante: el código de cliente es la clave que enlaza al cliente con sus pagos cuando importas registros de pagos en lote. Puedes asignarlo manualmente en la plantilla o dejar que EdFactura lo genere automáticamente.

Si manejas códigos propios (ej. "CLI-001", "CLI-002"), inclúyelos al importar. Si no, el sistema asignará uno automático tipo correlativo.

Recomendaciones

  • Si tienes la lista de clientes en un sistema anterior, exportala como CSV y mapea las columnas a la plantilla EdFactura.
  • Valida los RNC antes de importar: registros con RNC inválido fallarán.
  • Para clientes en moneda extranjera, indica la moneda — el sistema mantendrá esa moneda en sus facturas.

Importar gastos

Navega a Gastos → Importar. La plantilla incluye columnas para fecha, proveedor, RNC, NCF del proveedor, tipo de NCF (B11, B13, etc.), concepto, monto antes de ITBIS, ITBIS, total, categoría contable.

Recomendaciones

  • Si vas a recibir muchos comprobantes de un mismo proveedor, regístralo primero como proveedor en el sistema.
  • Verifica que los NCF de proveedor estén vigentes (no vencidos en el padrón DGII).
  • Los gastos importados aparecen automáticamente en el reporte 606 del período correspondiente.

Importar registros de pagos

Navega a Pagos → Importar. La plantilla incluye columnas para fecha, código de cliente (clave para enlazar), número de factura (opcional, si el pago se aplica a una factura específica), monto, método de pago (efectivo, tarjeta, cheque, transferencia), referencia y nota.

Cómo se enlaza el pago al cliente

EdFactura usa el código de cliente para vincular cada fila del archivo con el cliente correcto en el sistema. Por eso es crítico que cada cliente tenga un código único asignado (manual o automático al crear/importar).

Si el pago tiene número de factura asociado, el sistema lo aplica a esa factura. Si no, queda como anticipo en la cuenta del cliente.

Recomendaciones

  • Si exportas los pagos desde un banco o sistema externo, mapea sus columnas a la plantilla.
  • Importa pagos en lotes razonables (cientos, no miles) para identificar errores con facilidad.
  • Después de importar, valida que el saldo del cliente refleje la suma esperada.

Validación previa antes de confirmar

Antes de cargar definitivamente, EdFactura muestra un reporte:

  • Filas válidas (se importarán).
  • Filas con advertencias (se importarán pero revisa).
  • Filas con errores (no se importarán; corrige el archivo).

Por cada error, el sistema indica el número de fila, la columna problemática y el motivo. Corrige en tu archivo y vuelve a subir — la validación se repite.

Buenas prácticas generales

  1. Empieza con un lote pequeño: importa primero 5-10 filas para verificar que la plantilla se llenó correctamente, luego sube el resto.
  2. Respaldo previo: si estás migrando de un sistema anterior, conserva el archivo original como referencia.
  3. Limpia tu data antes: elimina duplicados, normaliza formatos (mayúsculas/minúsculas en RNC, espacios extra), valida emails.
  4. Asigna código de cliente desde el inicio: te ahorra enlazar manualmente los pagos después.
  5. Revisa los reportes post-importación: confirma que productos/clientes/gastos quedaron como esperabas antes de operar sobre ellos.